Kartu persediaan supplies, seperti halnya piutang atau buku hutang merupakan buku tambahan dalam hal ini untuk perkiraan perlengkapan. Buku tambahan kartu persediaan supplies digunakan untuk mencatat penambahan, pengurangan dan saldo akhir dari setiap jenis barang supplies/perlengkapan.

Setiap transaksi penambahan dan pembelian barang supplies harus di catat, baik di kartu persediaan supplies maupun di perkkiraan buku besar supplies/perlengkapan

2. Peralatan untuk pengelolaan persediaan suppies 

Kartu persediaan supplies

Ada tiga hal yang dicatat dalam kartu persediaan supplies yaitu penambahan, pengurangan dan saldo yang ada setelah terjadinya suatu transaksi.

Mutasi yang terjadi mengakibatkan perubahan persediaan barang supplies. Penambahan dalam kartu persediaan supplies disebabkan karena adanya Pembelian, atau penerimaan dari pihak lain, dasar pencatatannya adalah tanda penerimaan dari pihak lain, dasar pencatatannya adalah tanda terima barang yang dikuatkan oleh bagian gudang. Pengurangan dalam kartu persediaan supplies disebabkan karena adanya pemakaian barang supplies, atau karena adanya kerusakan barang supplies.

    Bagian ini yang melakukan pendataan barang-barang yang masih ada atau sudah habis
    dalam persediaan, untuk kemudian dibuatkan daftar kebutuhan barang untuk satu periode.

2. Bagian pengadaan barang, bagian ini yang melakukan pembelian barang supplies

3. Bagian gudang/logistik, bagian ini yang melakukan penyimpanan barang supplies,
    sebagian pintu gerbang keluar/masuknya barang supplies untuk keperluan unit-unit dalam
    perusahaan. 

4. Pengelompokan persediaan barag supplies
    Barang supplies ada 2 macam yaitu sebagai berikut : 

1. Barang supplies yang habis dipakai, yaitu barang-barang yang hanya dapat digunakan
    dalam satu kali pakai dalam kegiatan perrusahaan. Hal ini berarti selalu habis tanpa meninggalkan
    bekas dalam pemakaiannya.

    Misalnya:

    Perlengkapan kantor : Kertas, karet penghapus, tinta,alat tullis, map,amplop, karbon dll

    Perlengkapan toko : Kertas pembungkus, plastik, buku nota, tali rafia, dll

    Perlengkapan salon : Kosmetik, shampoo, cream dll

    Perlengkapan bengkel : Oli, bensin, paslin, amplas, dll

2. Barang supplies tidak habis pakai, yaitu barang-barang yang dapat digunakan berulang-ulang dan
    tahan lama dalam pemakaiannya.

    Misalnnya:
    Perlengkapan kantor : Gunting, steples, pelubang kertas (perforator), cap tanggalan, bantalan cap, bak-
    bak surat,dll

    

    Perlengkapan toko : Timbangan, meteran, gunting, kalkulator, dll

    Perlengkapan salon : Sisir, sabun, handuk, rak kosmetik, dll

    Perlengkapan bengkel : Kunci pas, obeng, perlengkapan bengkel lainnya (spare part)

5. Dokumen pengeluaran barang supplies
    Bukti pengeluaran barang supplies

Pengeluaran barang supplies disebabkan karena adanya pemakaian pengeluaran/pengurangan barang supplies dari gudang. Dasar pencatatan adalah bukti pengiriman barang yang telah ditandatangani oleh bagian pengiriman barang.